Dodatkowe źródła dochodów w gabinecie prywatnym. Jak zdobyć fundusze unijne
W tym odcinku nadal poszukujemy skutecznej metody na zmaksymalizowanie zysków i zmniejszenie wydatków związanych z prowadzeniem gabinetu prywatnego i to z korzyścią dla pacjentów. Przyznanie dotacji unijnej to bardzo dobry pomysł, a każdy gabinet prywatny może starać się o dofinansowanie z Unii Europejskiej zarówno na rozwój firmy, jak i na podwyższanie kwalifikacji zawodowych personelu.
Dotacje przyznawane są w ramach wielu programów unijnych - należy jedynie zapoznać się z założeniami każdego z funduszy i wybrać najbardziej odpowiedni dla siebie (uwaga - gabinet prywatny najczęściej jest mikroprzedsiębiorstwem - firmą, w której zatrudnionych jest nie więcej niż 10 osób). Statystyki wskazują, że wśród Polaków to niestety nie lekarze, a stomatolodzy najlepiej radzą sobie z pokonywaniem procedur związanych z przyznaniem dofinansowania, zatem warto popytać znajomych stomatologów o doświadczenia.
Obecnie lekarze mogą korzystać z następujących programów Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności:
- PO Infrastruktura i Środowisko,
- 16 Regionalnych Programów Operacyjnych,
- PO Kapitał Ludzki,
- PO Innowacyjna Gospodarka.
W każdym z tych programów wyróżnione są szczegółowe działania - i to na ich charakterystyce trzeba opierać się w staraniach o dotację. Przyznawanie dotacji odbywa się na podstawie konkursów ogłaszanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego. Konkursy otwarte rozpoczynają się w konkretnym dniu i trwają do momentu wyczerpania środków (a zamknięcie może nastąpić nawet po paru dniach, zatem często pod urzędem tworzy się społeczna lista kolejkowa, jak za dawnych lat). Konkursy zamknięte zaś rozpoczynają się i kończą w ściśle określonym przedziale czasowym, a wnioski można składać dosłownie na ostatnią chwilę. Daty konkursów różnią się między województwami.
Terminy konkretnych konkursów są podawane przez stosowne urzędy najczęściej z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Niestety jest to zdecydowanie za krótki okres do poprawnego przygotowania aplikacji. Wiedząc, że konkurs może się odbywać raz, czy dwa razy w roku, należy rozpocząć przygotowania nie czekając na konkretne ogłoszenie.
Podstawą dobrze złożonej aplikacji jest trzymanie się absolutnie wszystkich wytycznych dotyczących danego konkursu. W innym wypadku otrzymamy pismo z prośbą o ponowne złożenie poprawionej aplikacji lub po prostu wniosek będzie odrzucony z przyczyn formalnych.
Jasno sformułowany pomysł to podstawa rozwinięcia go w plan projektu. Dotację możemy uzyskać na:
- utworzenie nowego lub rozbudowę istniejącego gabinetu prywatnego - budowa, remont, zakup nieruchomości,
- zakup środków trwałych - urządzeń diagnostycznych i leczniczych, pojazdów itp.,
- dofinansowanie tzw. wartości niematerialnych - kursów, szkoleń, specjalizacji, licencji.
Dla środków trwałych interesujące nas pieniądze kryją się np. w Regionalnym Programie Operacyjnym pod sformułowaniami: Priorytet I "Badanie i rozwój technologiczny (B+R), innowacje i przedsiębiorczość", Działanie 1.2 "Mikroprzedsiębiorstwa i MŚP", Poddziałanie 1.2.3 "Innowacje w mikroprzedsiębiorstwach i MŚP". Pomysł na zakup sprzętu musi spełniać proste kryteria - inwestycja ma być innowacyjna w skali regionu (województwa) i ma przynieść określone, jakościowe rezultaty dla gabinetu prywatnego.
Szczegółowy zakres kosztów kwalifikowanych jest podawany przy każdym ogłoszonym konkursie.
Najczęstszą zasadą przepływu środków jest "refundacja", czyli zwrot poniesionych już nakładów. W zależności od województwa i szczegółowych rozporządzeń jest to kwota w przedziale od 50 do 70% poniesionych kosztów kwalifikowanych. Jeśli więc planujemy remont czy zakup urządzeń za 200000 PLN musimy pamiętać, że najpierw musimy te pieniądze wyłożyć - za pomocą kredytu, leasingu, rachunku bankowego. Zwrot umówionej części środków otrzymamy później, w bliżej (nie)określonej przyszłości. Najczęściej minimalną kwotą, o którą można się ubiegać, jest kwota 20000 PLN. Projekt więc powinien zakładać wartość minimum 40000 PLN. Górny pułap jest ustawiony różnie dla różnych województw i rodzajów firm i może wynosić od 200000 PLN do kilku milionów.
Przygotowanie dokumentacji do projektu jest kluczem do sukcesu. Dokumenty firmowe (wpis do ewidencji, KRS, REGON) powinny być datowane co najmniej 3 miesiące wcześniej. Przy podpisaniu umowy niezbędne będą też zaświadczenia z Urzędu Skarbowego i ZUS o tzw. "niezaleganiu". Ważne są również oświadczenia o poprawnym wykorzystaniu poprzednich dotacji (o ile były przyznane).
Przystępując do pisania wniosku należy mieć świadomość kilku ważnych rzeczy. Musimy poświęcić bardzo dużo czasu na przyswojenie niezbędnych informacji potrzebnych do napisania wniosku. Część z nich jest dostępna przy ogłaszaniu procedur konkursowych. Spora część niezbędnych informacji nie jest jednak tak łatwo dostępna. Dlatego warto korzystać z firm specjalizujących się w pomaganiu otrzymania dotacji. Powinniśmy się wykazać nie tylko znajomością przepisów szczegółowych, lecz również w części ekonomicznej wniosku, czy biznesplanu, a także dość daleko zaawansowaną wiedzą dotyczącą rozliczeń finansowych. Niestety korzystanie z usług firm doradczych nie zawsze gwarantuje sukces w przyznaniu dotacji. Najkorzystniej, jeśli wniosek przygotowuje się samodzielnie, a firma konsultingowa jedynie go weryfikuje - pozwoli to na indywidualizację charakteru wniosku i ujęcie w nim wszystkich ważnych dla wnioskodawcy punktów.
Konieczne zatem będzie zapoznanie się m.in. z:
- listą wymaganych dokumentów i załączników,
- kryteriami oceny składanych wniosków - pozwoli to na zapoznanie się z problemami, na które będzie zwracana szczególna uwaga podczas rozpatrywania dokumentów,
- wzorem umowy o dofinansowanie - wnikliwa analiza tego tekstu pomoże w zapoznaniu się ze specyfiką udzielonego dofinansowania, zasadami jej finansowania oraz rozliczania.
Należy przyswoić sobie zasady swoistej nowomowy, której musimy użyć we wniosku - np. "produkty" to urządzenia, które zakupimy, a "rezultaty" to liczba usług, klientów/pacjentów, która ulegnie zwiększeniu po wprowadzeniu produktów zakupionych w ramach dotacji.
Wypełniając rubryki ze wskaźnikami należy przyjąć bezpieczną i odpowiadającą teoretycznej sytuacji wysokość tych parametrów. Wnioski są skrupulatnie analizowane - szczególnie pod względem wysokości wskaźników, które mają być wymiernymi wynikami działań wynikających z zainwestowania pieniędzy.
Konstrukcja budżetu powinna przedstawiać wszystkie jego najważniejsze punkty - w razie potrzeby rozbijając je na szczegółowe zagadnienia lecz bez nadmiernej drobiazgowości.
Od momentu złożenia wniosku urzędnicy mają średnio ok. 60 dni na poinformowanie, czy dany projekt przeszedł pierwszą selekcję, i od tego momentu najczęściej można już rozpoczynać inwestycję (poniesione koszty będą już kosztami kwalifikowanymi, natomiast warto poczekać do momentu podpisania konkretnej umowy).
Przyznawane dotacje nie są wypłacane w terminie natychmiastowym, a właściciel gabinetu prywatnego musi przedstawić dokumentację potwierdzającą poniesione koszty i oczywiście posiadać środki finansowe na bieżącą działalność, którą normalnie prowadzi do chwili otrzymania unijnych pieniędzy.
O prawidłowym rozliczeniu dotacji należy myśleć już na etapie składania wniosku, a dokumentacja potwierdzająca poniesione wydatki wymaga szczególnie skrupulatnego prowadzenia (różnica 1 grosza w płatności za fakturę spowoduje wyrzucenie poniesionego wydatku z puli kosztów kwalifikowanych). Należy wykazać również, że monitorowane wartości wskaźników projektu są zbieżne z deklarowanymi ze wniosku. Dokumentację przechowujemy przez okres 3-5 lat po zakończeniu projektu, czyli dopiero po tym czasie możemy spać spokojnie, że przyznanych po wielu trudach i otrzymanych dużo później pieniędzy nikt nam nigdy nie odbierze.
autor: dr n. med. Łukasz Szczygieł
data publikacji: marzec 2010